O Experimento de Otimização da Burocracia Abrange Agora os Ministérios Federais
Conforme antecipado pelo “Kommersant”, a Casa Branca está expandindo seu experimento de otimização da burocracia interna para o próximo nível da hierarquia do poder executivo. Por instrução do Vice-Primeiro Ministro Dmitry Grigorenko, os departamentos foram incumbidos de avaliar seus processos de trabalho internos, examinando-os quanto à presença de documentos e aprovações redundantes e avaliando a necessidade de preparar documentos em papel. Como resultado, os departamentos definiram indicadores específicos e pontos de controle para a reestruturação de seu trabalho interno.
Tal como reportado anteriormente pelo “Kommersant”, o governo estenderá seu experimento de simplificação e automatização do fluxo de documentos interno aos órgãos executivos federais. O “piloto” de otimização começou na aparato da Casa Branca no início de 2025 e demonstrou uma economia significativa de mão de obra na preparação de projetos de lei governamentais. Inicialmente, ele cobriu quatro departamentos e, posteriormente, expandiu-se para todo o aparelho governamental. Agora, por instrução de seu líder, o Vice-Primeiro Ministro Dmitry Grigorenko (curador do projeto), o governo está ampliando o experimento para todos os ministérios e departamentos federais.
Conforme revelado à imprensa pela secretaria do Vice-Primeiro Ministro, com o apoio de analistas da aparato do governo, 51 departamentos (50 órgãos executivos federais subordinados ao governo e o Ministério da Justiça) foram encarregados de avaliar seus processos de trabalho internos. “Eles os estudaram quanto à presença de documentos excessivos, entrada manual de dados e cliques em sistemas de TI, bem como aprovações desnecessárias e cópias físicas de documentos. Com base nessa avaliação, os órgãos executivos federais apresentaram indicadores específicos e pontos de controle para a reestruturação de seu trabalho”, especificou a fonte. Além disso, os próprios departamentos definem as áreas de otimização – por exemplo, gerenciamento de documentos ou atividades administrativas.
Atualmente, todos os departamentos da aparato do governo participam do “piloto”, e para cada um deles foram estabelecidos indicadores claros de desempenho chave para a redução da burocracia, relacionados às tarefas que executam. Além disso, esses critérios foram definidos pelos próprios departamentos. Por exemplo, até o final de 2025, o departamento de apoio protocolar deve reduzir pela metade o número de documentos redundantes, eliminando 3 mil documentos. “Todos os resultados da otimização do trabalho dos departamentos são registrados em um painel de controle separado, que exibe em tempo real o nível de maturidade organizacional das unidades estruturais e e, ao mesmo tempo, registra as mudanças”, afirma a secretaria do Vice-Primeiro Ministro.
Vale ressaltar que, no decorrer do experimento na aparato da Casa Branca, foi demonstrada uma abordagem bastante incomum para a reestruturação do trabalho “em tempo real” em uma área sensível (a aparato de fato garante toda a burocracia interna do governo, incluindo o trabalho do primeiro-ministro e de todos os seus vice-ministros). O “piloto” tornou-se possível após várias etapas de melhoria consistente na disciplina de execução. Como resultado, no primeiro trimestre de 2025, 100% dos projetos de lei do governo foram submetidos à Duma Estatal dentro do prazo (em 2024, 99%; em 2023, 95%; em 2022, apenas 84%), e 100% dos atos normativos secundários foram aprovados no prazo (em 2024, os prazos foram cumpridos em 99,8% dos casos, contra 97,5% em 2023 e 82% em 2022). Este é o resultado do trabalho do painel de controle – um sistema de informação especializado para monitorar tarefas chave. Note-se que, no primeiro semestre, 100% dos projetos de lei também foram submetidos à Duma Estatal dentro do prazo para рассмотрение.
“Nossa tarefa atual não é apenas acelerar as aprovações e controlar a execução das tarefas, mas aumentar a real eficiência do aparato estatal”, observa Dmitry Grigorenko. Assim, foram cancelados 150 relatórios redundantes dos órgãos executivos federais, enviados no âmbito do cumprimento de ordens dos vice-ministros (o que representa 1% de todos os documentos semelhantes enviados pelos departamentos que passaram por otimização), devido à perda de sua relevância e ao cancelamento das ordens. Trezentos relatórios dos órgãos executivos federais – o que já é 17% de todos os documentos em processo – e das unidades da aparato do governo sobre o progresso da elaboração de projetos de atos normativos secundários foram considerados redundantes (as informações atualizadas são obtidas do sistema de gerenciamento eletrônico de documentos). “No geral, nos processos otimizados, a entrada manual de dados foi reduzida pela metade, e mais de 1,8 mil documentos redundantes foram eliminados. Além disso, a duração total dos processos operacionais no trabalho dos departamentos foi reduzida em 244 dias”, informou o aparato governamental à imprensa.
